Giriş
İşbu Protokol, VekilOl Bilişim Teknolojileri A.Ş. (Fethiye V.D., VKN 9241163729, MERSİS 0924116372900001, Akarca Mah. Mustafa Kemal (TZL) Bul. No: 173B Fethiye / Muğla adresinde mukim) ("VekilOl") ile platforma katılan Avukat Kullanıcı arasında, kişisel verilerin korunmasına ilişkin sıfat, sınır ve sorumlulukların belirlenmesi amacıyla akdedilmiştir ve Avukat Üyelik ve Kullanıcı Sözleşmesi'nin ayrılmaz ekidir.
1. Tarafların KVKK Kapsamındaki Sıfatları
1.1. Platform hesabının oluşturulması, mesleki doğrulama, görünürlük, eşleşme, randevu ve ödeme süreçlerine ilişkin kişisel veriler bakımından VekilOl veri sorumlusudur.
1.2. Avukat Kullanıcı 2.1'de sayılan verilere eriştiği andan itibaren, Avukat Kullanıcı'nın mesleki faaliyeti kapsamında işlediği kişisel veriler bakımından Avukat Kullanıcı bağımsız veri sorumlusudur. VekilOl, Avukat Kullanıcı'nın kendi sistemlerinde yürüttüğü bu işleme faaliyeti bakımından talimat vermez. Bununla birlikte Avukat Kullanıcı'nın platform üzerinde tuttuğu görüşme notları ve özetleri, vekalet dosyası güncellemeleri, ücret sözleşmesi ve takvim kayıtları ile müvekkil portalı içerikleri bakımından VekilOl, Avukat Kullanıcı adına ve onun talimatıyla hareket eden veri işleyendir; bu kayıtlar bakımından Ek-1 Veri İşleme Hükümleri uygulanır.
1.3. Taraflar arasında ortak veri sorumluluğu ilişkisi kurulmamıştır. Her taraf, kendi sıfatı kapsamındaki aydınlatma, hukuki sebep, saklama ve imha yükümlülüklerinden münferiden sorumludur.
1.4. Tarafların veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatı, yalnızca işbu Protokol'ün başlığına, madde numarasına veya taraflarca kullanılan nitelendirmeye göre değil; ilgili veri işleme faaliyetinin amaç ve vasıtalarının fiilen kim tarafından belirlendiğine göre tayin edilir. İşbu Protokol'deki nitelendirmeler, somut bir işleme faaliyetinde fiili durumun farklı olduğunun tespiti halinde bağlayıcı değildir.
1.5. Avukat Kullanıcı'nın sıfatı işleme faaliyetine göre değişebilir: platform hesabı, profil bilgileri, mesleki doğrulama ve ödeme süreçlerine ilişkin veriler bakımından ilgili kişi konumundadır; Kullanıcı ile kurduğu hukuki ilişki kapsamında işlediği veriler bakımından ise bağımsız veri sorumlusudur. Taraflar, her bir işleme faaliyeti bakımından sıfatlarını ayrıca değerlendirmeyi kabul eder.
1.6. 2.1 kapsamındaki aktarım, KVKK m.8 uyarınca, Kullanıcı'ya sunulan aydınlatma çerçevesinde ve KVKK m.5/2-(c) ile, özel nitelikli kişisel veri içeren anlatı bakımından m.6/3-(d) hukuki sebeplerine dayanılarak gerçekleştirilir; bu aktarım için Kullanıcı'dan açık rıza alınmaz. VekilOl, Kullanıcı'ya karşı kendi aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirdiğini; Avukat Kullanıcı ise Kullanıcı ile ilk teması sırasında kendi aydınlatma metnini sunacağını kabul eder.
2. Paylaşımın Kapsamı ve Sınırı
2.1. Talebin değerlendirilmesi amacıyla ve bu amaçla sınırlı olmak üzere Avukat Kullanıcı'ya; Kullanıcı'nın ad-soyad bilgisi, seçtiği hukuk alanı ve aciliyet düzeyi, serbest metin anlatısı, belirtilmişse karşı taraf bilgisi, yüklediği belgeler ve iletişim tercihi aktarılır; Avukat Kullanıcı bu bilgileri talebi kabul etmeden önce görür. Serbest metin anlatısı, niteliği gereği KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri, özellikle sağlık bilgisi ile ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgi içerebilir ve yalnızca Kullanıcı'nın seçtiği Avukat Kullanıcı'ya aktarılır. Avukat Kullanıcı, talebi reddetmesi halinde bu verileri, menfaat çatışması kontrolü için gerekli asgari kayıt dışında işlemeye devam etmez.
2.2. Yazışmalar ile görüntülü ve sesli görüşmeler uçtan uca şifrelenir ve görüşmeler kaydedilmez. Şifreleme yedeği kurulu kullanıcıların yüklediği belgeler de varsayılan olarak uçtan uca şifrelenir; diğer belgeler aktarım sırasında ve VekilOl sunucularında depolandıkları yerde şifrelenir ve VekilOl bu belgeleri içerik bakımından incelemez. Yeni şifreleme yedeğine geçişi tamamlanmamış hesapların taraf olduğu yazışma ve belgelere ilişkin istisna ile ayrıntılar vekilol.com/guvenlik adresinde açıklanmıştır; bu mimarinin dolanılmasına yönelik her türlü girişim ağır ihlal sayılır.
3. Avukat Kullanıcı'nın Yükümlülükleri
3.1. Avukat Kullanıcı, platform üzerinden eriştiği kişisel verileri yalnızca ilgili talebin değerlendirilmesi ve mesleki faaliyetinin yürütülmesi amacıyla işler; amaç dışı işlemez, üçüncü kişilerle paylaşmaz ve platform dışına aktarmaz.
3.2. Avukat Kullanıcı, kendi cihaz, ağ ve büro güvenliğini sağlamak; erişim bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmamak ve KVKK m.12 kapsamında kendi tarafında gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.
3.3. Avukat Kullanıcı, mesleki sır saklama yükümlülüğünün platform kullanımından bağımsız olarak devam ettiğini kabul eder.
4. Veri İhlali Bildirimi
4.1. Avukat Kullanıcı, bağımsız veri sorumlusu sıfatıyla kendi tarafında gerçekleşen veri ihlallerini KVKK m.12/5 ve Kurul kararları uyarınca doğrudan Kurul'a ve ilgili kişilere bildirmekle yükümlüdür. Avukat Kullanıcı, platform üzerinden eriştiği verileri etkileyen bir ihlali öğrendiği andan itibaren 24 saat içinde VekilOl'a da bildirir ve VekilOl'un kendi değerlendirme ve bildirim yükümlülükleri için ihtiyaç duyacağı bilgileri sağlar.
4.2. VekilOl da kendi tarafındaki ihlalleri KVKK m.12 ve Kurul kararları çerçevesinde ilgili kişilere ve Kurul'a bildirir; Avukat Kullanıcı'yı etkileyen ihlalleri 48 saat içinde kendisine iletir.
5. Sorumluluk
5.1. Taraflardan her biri, kendi kusurundan kaynaklanan idari yaptırım, tazminat ve zararlardan sorumludur.
5.2. Avukat Kullanıcı'nın kusuru neticesinde VekilOl'un üçüncü kişilere veya kamu kurumlarına ödemek zorunda kaldığı bedeller, ayrıca ihtara gerek olmaksızın VekilOl'un ilk yazılı talebinde Avukat Kullanıcı tarafından ödenir.
5.3. VekilOl'un kusuru neticesinde Avukat Kullanıcı'nın ödemek zorunda kaldığı kesinleşmiş idari para cezaları, tazminatlar ve yargılama giderleri bakımından 5.2'deki esaslar karşılıklı olarak uygulanır.
6. Süre
İşbu Protokol, Avukat Üyelik ve Kullanıcı Sözleşmesi süresince yürürlüktedir. Sözleşme'nin sona ermesi halinde, Avukat Kullanıcı'nın bağımsız veri sorumlusu sıfatından doğan yükümlülükleri ile gizlilik yükümlülükleri devam eder. VekilOl, Avukat Kullanıcı'nın bağımsız veri sorumlusu sıfatıyla ve Avukatlık Kanunu ile ilgili mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri kapsamında tuttuğu kayıtların silinmesini talep etmez; bu kayıtlara ilişkin saklama ve imha sorumluluğu Avukat Kullanıcı'ya aittir.
Ek-1: Veri İşleme Hükümleri
1. İşbu Ek, 1.2'de sayılan kayıtlar bakımından VekilOl'un Avukat Kullanıcı adına yürüttüğü işlemeyi KVKK m.12/2 uyarınca düzenler ve Avukat Üyelik ve Kullanıcı Sözleşmesi süresince geçerlidir.
2. VekilOl bu kayıtları yalnız platform işlevlerinin sunulması amacıyla ve Avukat Kullanıcı'nın platform üzerinden verdiği talimatlar çerçevesinde işler; kendi amaçları için kullanmaz.
3. Kayıtlara VekilOl personeli yalnız teknik bir zorunluluk veya Avukat Kullanıcı'nın talebi halinde, yetki ve sebep kayda alınarak erişebilir.
4. VekilOl KVKK m.12/1'deki teknik ve idari tedbirleri alır; kayıtlar Türkiye'deki sunucularda tutulur.
5. VekilOl barındırma hizmeti sağlayıcısını alt işleyen olarak kullanabilir; alt işleyen listesini Avukat Kullanıcı'nın talebi üzerine bildirir ve değişikliği önceden duyurur.
6. VekilOl bu kayıtları etkileyen bir veri ihlalini öğrenmesinden itibaren en geç yirmi dört saat içinde Avukat Kullanıcı'ya bildirir; Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim Avukat Kullanıcı'nın yükümlülüğündedir.
7. VekilOl'a ulaşan başvuruları gecikmeksizin Avukat Kullanıcı'ya iletir.
8. Sözleşmenin sona ermesinde VekilOl, Avukat Kullanıcı'nın kayıtları dışa aktarabilmesi için doksan gün süre tanır; süre sonunda kayıtları siler veya yok eder. Avukat Kullanıcı'nın 1136 sayılı Kanun'dan doğan saklama yükümlülüğü saklıdır.